Cómo escribir emails formales en inglés
En el mundo profesional actual, la comunicación efectiva es crucial, y el dominio del inglés se ha convertido en una habilidad esencial.
Los emails formales son una herramienta fundamental para la comunicación empresarial, ya que permiten transmitir información de manera clara, concisa y profesional.
Para los profesionales que hablan inglés como segunda lengua (ESL), redactar emails formales en inglés puede ser un desafío.


Sin embargo, con la guía adecuada y la práctica constante, es posible dominar esta habilidad y destacar en el ámbito laboral.
Esta guía te proporcionará las herramientas y estrategias necesarias para escribir emails formales e impecables en inglés, mejorando tu comunicación profesional y aumentando tus oportunidades de éxito.
Estructura de un Email Formal
Un email formal se compone de diferentes secciones, cada una con un propósito específico. Dominar la estructura te permitirá transmitir tu mensaje de forma clara y efectiva. . .
. . .PERO ANTES DE SEGUIR. . .
Opinión /Tip de Expertos
El uso de asistentes de IA, como GPTs pre-configurados, debe ser abordado con precaución en el caso de la redacción de correos electrónicos y comunicaciones formales dentro del mundo empresarial.
Para usuarios ESL, la precisión y el tono en mensajes escritos son esenciales, ya que una mala elección de palabras puede afectar relaciones comerciales o la imagen profesional.
Aunque algunos opinan que la IA puede hacer que las respuestas suenen artificiales o demasiado elaboradas, la clave está en usarla estratégicamente:
- Investigar el contexto, ajustar el tono según el destinatario,
- Perfilar el mensaje de manera adecuada y
- Entrenar continuamente el uso del idioma.
La IA es una herramienta valiosa si se equilibra con preparación humana, tanto para corregir errores como para asegurar que la comunicación suene natural y efectiva.
Asunto (Subject Line)
El asunto es la primera impresión que recibe el destinatario, por lo que debe ser claro, conciso y relevante al contenido del email. Un asunto efectivo debe:
- Resumir el propósito del email: Indica claramente al destinatario de qué se trata el email.
- Ser específico: Evita generalizaciones y usa palabras clave que identifiquen el tema.
- Ser breve: Limita el asunto a 7 palabras o menos para que se pueda leer completamente en la bandeja de entrada.
Ejemplos
- Solicitud de Información – [Nombre del Proyecto]
- Requests Information about Project . . .
- Confirmación de Reunión – [Fecha]
- Confirms Meeeting’s Date
- Informe Mensual de Ventas – [Mes]
- Monthly Sales Report August-
Saludo (Salutation)
El saludo establece el tono del email y debe ser adecuado al nivel de formalidad y a la relación con el destinatario.
Formal
- “Dear Mr./Ms. Smith”:
- Se usa cuando se conoce el nombre del destinatario.
- “Dear Dr. Smith”:
- Se utiliza para mostrar respeto a la posición del destinatario.
- “To Whom It May Concern”:
- Se usa cuando no se conoce el nombre del destinatario.
Semi-formal
- “Hello Andy”:
- Se puede usar cuando ya se ha establecido una relación previa con el destinatario.
Introducción (Introduction)
La introducción debe ser breve y profesional, estableciendo el propósito del email de forma concisa.
Ejemplos
- “I am writing to inquire about…” (para solicitar información).
- “Following our conversation, I am writing to confirm…” (para confirmar un acuerdo).
- “I hope this email finds you well. I am writing to…” (para un tono más amigable).
Cuerpo del Mensaje (Body)
El cuerpo del mensaje es donde se desarrolla la información principal del email. Es importante ser claro, conciso y organizado.
Recomendaciones
- Claridad y concisión: Utiliza frases cortas y un lenguaje directo, evitando jerga innecesaria.
- Organización: Divide el texto en párrafos cortos y utiliza viñetas o listas numeradas para facilitar la lectura.
- Tono profesional: Mantén un tono formal y evita el uso de lenguaje coloquial o expresiones informales.
Ejemplo#1
I hope this message finds you well. I would like to remind you about the upcoming project deadline on Friday, October 20.
Please ensure that all the documents are sent by then. Also,
- Review of assignments.
- Submit any questions by Wednesday.
- Attend the team meeting on Thursday at 3 PM.
Ejemplo#2
I wanted to follow up on our previous conversation regarding the marketing strategy. Please find the key points below:
- Focus on digital channels.
- Increase social media engagement.
- Analyze competitor performance.
Llamada a la acción (Call to action)
Indica claramente al destinatario qué acción se espera que tome después de leer el email.
Ejemplos
- “Please let me know your availability for a meeting.”
- “Kindly review the attached document and provide your feedback.”
- “I would appreciate your prompt response.”
Cierre (Closing)
El cierre debe ser formal y cortés. Termina tu correo con una despedida apropiada.
Ejemplos
- Sincerely, (Atentamente,)
- Best regards, (Saludos cordiales,)
- Yours faithfully, (Le saluda atentamente,)
Firma (Signature)
Incluye tu nombre completo, puesto, empresa, teléfono, correo electrónico y sitio web (opcional) para que el destinatario pueda contactarte fácilmente.
✍️ Firma del correo (datos de contacto)
La firma es el cierre esencial de un correo profesional.
Aquí, añade tu nombre, cargo, empresa, números de contacto y, si prefieres, enlaces al sitio web y redes sociales de la compañía.
Los gestores de correo permiten configurar firmas automáticas que añaden estos datos en cada correo o solo en los iniciales.
También puedes incluir una foto o logotipo.
Ejemplos en 2 líneas
Ana Gómez | Gerente de Marketing
Tel: +34 123 456 789 | www.marcaejemplo.com
Carlos Méndez | Desarrollador Web
Tel: +52 987 654 321 | LinkedIn: /cmendez
Ejemplos en 3 líneas
Juan Fernández | Diseñador Gráfico
Tel: +44 789 654 321
www.jfdesigns.co.uk | Behance: /juanfernandez
Elena Ramírez | Especialista en Recursos Humanos
Tel: +34 654 321 987
www.empresaRRHH.com |Twitter: @hramirez_rrhh

Modelos de Emails para Diferentes Áreas
Plantillas de email en inglés formal
IT / Informática
Solicitud de Soporte Técnico
Subject: Technical Support Request – [Problem]
Asunto: Solicitud de Soporte Técnico – [Problema]
Cuerpo
Dear [Nombre del técnico],
I am writing to request technical support for [describir el problema]. [describir los pasos que se han tomado para solucionar el problema].
I would appreciate it if you could assist me with this issue as soon as possible.
Thank you for your time and attention.
Sincerely, [Tu Nombre]
Reporte de Errores
Subject: Bug Report on- [System/Software Name]
Asunto: Reporte de Error – [Nombre del Sistema/Software]
Cuerpo:
Dear [Nombre del responsable],
I am writing to report an error I encountered while using [Nombre del Sistema/Software]. [describir el error en detalle, incluyendo pasos para replicarlo].
I believe this error may be affecting other users as well. Please let me know if you require any further information.
Thank you for your attention to this matter.
Sincerely, [Tu Nombre]
Recursos Humanos
Comunicación con Candidatos
Subject: [Company Name] – Invitation to Interview for [Position]
Asunto: [Nombre de la empresa] – Invitación a Entrevista para [Puesto]
Cuerpo:
Dear [Nombre del candidato],
Thank you for your interest in the [Puesto] position at [Nombre de la empresa]. We have reviewed your application and would like to invite you for an interview.
This is the time/date for the Interview: [indicar fecha, hora y lugar de la entrevista]. Please let me know if this time works for you or if you need to reschedule.
We look forward to meeting you.
Sincerely, [Nombre del reclutador] [Nombre de la empresa]
Oferta de Trabajo
Subject: Job Offer – [Position] at [Company Name]
Asunto: Oferta de Trabajo – [Puesto] en [Nombre de la empresa]
Cuerpo:
Dear [Nombre del candidato],
We are pleased to offer you the position of [Puesto] at [Nombre de la empresa]. [mencionar brevemente los detalles del puesto y las responsabilidades].
Please review the attached offer letter, which outlines the terms and conditions of employment. We would be delighted to have you join our team.
Sincerely, [Nombre del responsable de RR.HH.] [Nombre de la empresa]
Gestión de Producto / Product Management
Presentación de Nuevo Producto
Subject: Introducing [Product Name]: The solution you’ve been waiting for.
Asunto: Presentamos [Nombre del producto]: La solución que estabas esperando.
Cuerpo:
(B2B) Dear Team at [Nombre del cliente],
(B2B/B2C) Dear [Nombre del cliente],
We are excited to announce the launch of our new product, [Nombre del producto]. [Describir brevemente el producto y sus beneficios].
[Incluir un enlace a la página del producto o un archivo adjunto con más información].
We believe that [Nombre del producto] will be a valuable asset to your business.
Sincerely, [Nombre del responsable de producto] [Nombre de la empresa]
Actualización de Producto
Subject: Important Update for [Product Name]
Asunto: Actualización importante para [Nombre del producto]
Cuerpo:
Dear [Nombre del cliente],
We are writing to inform you about an important update to [Nombre del producto]. [Describir las actualizaciones y los beneficios para el usuario].
Please, feel free to check all you need in this link. . .
Please, check the file attached to this message that contains . . .
[Incluir un enlace a la página de actualización o un archivo adjunto con más información].
We encourage you to update to the latest version to enjoy the new features and improvements.
Sincerely, [Nombre del responsable de producto] [Nombre de la empresa]
Emails por Propósito
Ventas
Email de Prospección
Subject: [Company Name] – Solutions for [Customer Problem/Need]
Asunto: [Nombre de la empresa] – Soluciones para [Problema/Necesidad del cliente]
Cuerpo:
Dear [Nombre del cliente potencial],
My name is [Tu nombre] from [Nombre de la empresa]. We provide [productos/servicios] that help businesses like yours [beneficios].
I would be happy to schedule a brief call to discuss your specific needs and how we can help you achieve [objetivos]. Are you available for a quick chat next week?
Best regards, [Tu Nombre] [Nombre de la empresa]
Presentación de Ventas
Subject: Solutions Presentation – [Project Name]
Asunto: Presentación de Soluciones – [Nombre del Proyecto]
Cuerpo:
Dear [Nombre del cliente],
Thank you for your time today. As promised, I am attaching the presentation we discussed, outlining our proposed solutions for [Nombre del Proyecto].
I would be happy to answer any questions you may have. Please let me know when you are available for a follow-up call.
Sincerely, [Tu Nombre] [Nombre de la empresa]
Cobranzas
Recordatorio de Pago
Subject: Payment Reminder – Invoice [Invoice Number]
Asunto: Recordatorio de pago – Factura [Número de factura]
Cuerpo:
Dear [Nombre del cliente],
This is a friendly reminder that payment for invoice [Número de factura] is due on [Fecha de vencimiento].
Here we include the referred document’s details: [Incluir detalles de la factura y opciones de pago].
Please let me know if you have any questions.
Thank you for your attention to this matter.
Sincerely, [Nombre del responsable de cobranzas] [Nombre de la empresa]
Gestión de Deudas
Subject: Important: Account Statement – [Account Number]
Asunto: Importante: Estado de Cuenta – [Número de cuenta]
Cuerpo:
Dear [Nombre del cliente],
We are writing to follow up on your outstanding balance for account [Número de cuenta]. [Indicar el monto adeudado y la fecha de vencimiento original].
We understand that circumstances may arise, and we are happy to work with you to create a payment plan. Please contact us at [número de teléfono] to discuss your options.
Sincerely, [Nombre del responsable de cobranzas] [Nombre de la empresa]
Atención al Cliente
Resolución de Problemas
Subject: Re: [Issue topic] – Solution
Asunto: Re: [Asunto del problema] – Solución
Cuerpo:
Dear [Nombre del cliente],
Thank you for contacting us about [Problema]. We understand your frustration and apologize for any inconvenience this may have caused.
We have investigated the issue and implemented a solution. [Explicar la solución y los pasos que ha tomado el cliente para resolver el problema].
Please let us know if you have any further questions.
Sincerely, [Nombre del representante de atención al cliente] [Nombre de la empresa]
Respuesta a Consultas
Subject: Re: [Question subject]
Asunto: Re: [Asunto de la consulta]
Cuerpo:
Dear [Nombre del cliente],
Thank you for your email. We understand you inquiry and …..
[Responder a la consulta del cliente de forma clara y completa].
If you have any further questions, please do not hesitate to contact us.
Kind regards, [Nombre del representante de atención al cliente] [Nombre de la empresa]
Errores Comunes de ESL en Emails
Escribir emails formales en inglés cuando no es tu lengua materna puede llevar a ciertos errores comunes. Aquí te muestro algunos errores frecuentes que debes evitar:
- Traducción literal: Evita traducir directamente del español al inglés. Piensa en inglés al redactar tus emails para asegurarte de que el lenguaje sea natural y fluido.
- Frases complejas: Utiliza frases cortas y simples para una mejor comprensión. Evita las estructuras gramaticales complejas que puedan dificultar la lectura.
- Tono inapropiado: Es importante mantener un tono formal en los emails profesionales. Evita el uso de lenguaje coloquial, jerga o abreviaturas informales.
- Errores gramaticales y ortográficos: Utiliza herramientas de revisión gramatical y ortográfica como Grammarly para detectar y corregir errores. Revisa cuidadosamente tu email antes de enviarlo.
Recursos Digitales Útiles
Existen numerosas herramientas digitales que pueden ayudarte a mejorar tu inglés y tu escritura de emails formales en inglés.
Busca en la referencias que te comparto aquí más bajo, según tu necesidad o interés.
Diccionarios
- WordReference >>> IR A VER
- Merriam-Webster >>> IR A VER
- Oxford English Dictionary >>> IR A VER
Correctores Gramaticales y de Deletreo (spelling)
- Grammarly >>> IR A VER
- LanguageTool >>> IR A VER
- Wordtune >>> IR A VER
- QuillBot >>> IR A VER
Asistentes de IA para generar ideas, ejemplos y/o plantillas
- Chat-GPT (Open AI) >>> IR A VER
- Bing-Copilot (MicroSoft) >> IR A VER
- Claude-Sonet (Anthropic) >> IR A VER
- Perplexity (Open AI) >> IR A VER
- Gemini (Google) >> IR A VER
Tutores y/o Teachers de Inglés ESL / Inglés de Negocios /Business English
- ENGLISHCLASS INSTITUTE (Tutores expertos dedicados)
- Inglidesk (Instructores especialistas con mentorias adaptadas)
Encuentra la APP móvil descargable que mas se ajuste a tus necesidades de entrenamiento, aprendizaje y/o mejora en Inglés. Consulta en:
- Revista de productos de Inglidesk >>> IR A VER
Plataformas dedicadas a la enseñanza de inglés
- Babbel >>> IR A VER
- MemRise >>> IR A VER
- EF Hello >>> IR A VER
- Inglidesk >>> IR A VER
- BritishCouncil >>> IR A VER


Conclusión
Y así llegamos al cierre de esta guía.
Como has podido ver, dominar la redacción de emails formales en inglés es una habilidad esencial en el mundo profesional actual.
Hemos analizado en detalle la estructura de un email, desde el asunto hasta la firma, y hemos proporcionado ejemplos prácticos para que puedas aplicar estos conocimientos en tu día a día.
Además, te hemos advertido sobre los errores más comunes y te hemos recomendado recursos útiles para seguir mejorando tus habilidades.
Redactar emails formales en inglés de manera efectiva es una habilidad esencial para el éxito profesional en el mundo globalizado actual.
Al comprender la estructura de un email formal, adaptar tu lenguaje al propósito del mensaje, y practicar la escritura con las herramientas adecuadas, podrás comunicarte con confianza y profesionalismo en cualquier situación laboral.
Dominar la redacción de correos electrónicos formales en inglés te abrirá puertas en el mundo profesional.
¡Comienza a aplicar estos consejos hoy mismo y observa cómo mejora tu comunicación!